El curso de planificación, organización y control de eventos tendrá como finalidad principal proporcionar los conocimientos necesarios para analizar el turismo de reuniones e identificar sus demandas específicas dentro del sector turístico.
El turismo de reuniones y su demanda de servicios especializados
El turismo de reuniones: concepto y evolución histórica; situación y tendencias; el turismo de reuniones como producto especializado del turismo urbano. Las características diferenciadas y específicas de este tipo de demanda. Mecanismos de decisión. Impactos en los destinos y en sus restantes productos turísticos. Incorporación a la cadena turística de servicios considerados tradicionalmente como servicios a las empresas o no turísticos. Agentes turísticos específicos: organizadores profesionales de eventos, agencias de viajes especializadas y otros. Evolución.
Principales destinos turísticos nacionales e internacionales de turismo de reuniones
Factores que determinan la especialización de un destino para turismo de reuniones: imagen de marca, infraestructuras especializadas, capacidad de alojamiento, servicios especializados y oferta complementaria. Características y análisis comparativo de los principales destinos de turismo de reuniones a nivel nacional e internacional.
Los eventos, su tipología y su mercado
Tipología de reuniones y eventos: congresos, convenciones, viajes de incentivo, exposiciones y ferias, eventos deportivos y otros. El concepto de evento. El mercado de eventos. Los promotores de eventos. Las entidades colaboradoras y los patrocinadores. Participantes y acompañantes. La gestión de eventos como función emisora y como función receptora. Fases del proyecto de un evento (Planificación; Organización; Desarrollo; Evaluación final del evento).
El evento como proyecto: planificación, presupuestación y organización
Fuentes y medios de acceso a la información. Criterios de selección de servicios, prestatarios e intermediarios. Negociación con proveedores: planteamientos y factores clave. Aspectos renegociables. Infraestructuras especializadas para reuniones, actos y exposiciones. Programación del evento: tipología de actos en función de tipología de eventos: sesiones, presentaciones, descansos, comidas, ceremonias, espectáculos y exposiciones. Programación de la logística y de los recursos humanos. Programación de ofertas pre y post evento en función de la tipología de los participantes, tales como ponentes, delegados, acompañantes, comités organizadores y científicos. Gestión de espacios comerciales y de patrocinios. Presidencias honoríficas y participación de personalidades. Confección de cronogramas. Previsión de situaciones emergentes; planes de contingencia; planes de seguridad. Presupuestación del evento (Presupuestos cerrados y presupuestos abiertos y sus características; Aspectos financieros; Presupuestos y control presupuestario; Análisis de costes; Margen de beneficio). Elaboración de escandallos.
Servicios requeridos en la organización de eventos
Servicios de alojamiento y restauración: Establecimientos. Tipos y características. Formas de servicios. Tarifas. Servicios y métodos de reproducción y proyección de imagen y sonido y de telecomunicaciones. Servicios, modalidades y tecnologías para la traducción, como interpretación de conferencias, traducción de cintas y locuciones o traducción escrita. Métodos y tecnologías de gestión y control de los accesos. Servicios y sistemas de montaje de stands y exposiciones. Secretaría técnica y secretaría científica. Servicios de animación cultural y producción de espectáculos. Transportes de acceso a la sede del evento y transportes internos colectivos (El transporte aéreo regular. Principales compañías aéreas. Tipos de viajes aéreos. Tarifas. Procedimientos. Documentación. Operaciones charter y brokers aéreos; El transporte en autocar. Autos de alquiler y traslados en automóvil; Otros medios de transporte). Servicios de diseño, edición e impresión de materiales gráficos, audiovisuales y digitales. Empresas, servicios y funciones de las azafatas de congresos. Otros servicios requeridos en los eventos (Los seguros de viaje y los contratos de asistencia en viaje. Tipos y coberturas. Formalización de pólizas y contratos; Gestión de visados y otra documentación requerida para los viajes; Los servicios de acompañamiento, asistencia y guía turística. Tipos. Características y medios técnicos. Funciones. Normativa reguladora. Tarifas; Los servicios de seguridad: tipos, procedimientos y medios; Servicios de decoración y señaléctica; Gabinete de prensa y comunicación; Servicios de hospedaje y diseño de páginas web. Dirección a páginas web. Correo electrónico. Boletines electrónicos).
Aplicaciones informáticas específicas para la gestión de eventos
Tipos y comparación. Programas a medida y oferta estándar del mercado. Aplicación de programas integrales para la gestión de las secretarías técnica y científica, pagos y reservas on-line.
El evento como proyecto: organización
La organización del evento: Definición de funciones y tareas. Comités y secretarías: funciones y coordinación. Gestión de colaboraciones y patrocinios. Soportes y medios para ofrecer información del evento. Difusión del evento y captación de participantes. Estructura organizativa de un equipo de gestión de eventos. Funciones y responsabilidades. Procedimientos e instrucciones de trabajo.
El evento como proyecto: dirección y control
Control de inscripciones. Control de cobros. Confirmaciones de inscripción, asignación de espacios en exposiciones y otras comunicaciones a inscritos. Protección de datos personales. Documentación del evento. Procesos administrativos y contables. Seguimiento del proyecto. Actuaciones ante desviaciones. Coordinación. Evaluación de servicios y suministros. Formalización de contratos. Documentación. Supervisión y control del desarrollo del evento. Coordinación y recursos de comunicación, puntualidad en los actos, protocolo, seguridad, servicio técnico, reclamaciones, quejas, conflictos y otras situaciones emergentes. Documentos de control del evento (Herramientas de evaluación; Hojas de control; Registros de indicadores; Hojas de tomas de datos). El informe final del evento. Balances económicos.
